ポイント   個人情報保護法の概要   行政書士の活用法   雛形

経済・社会の情報化の進展を背景に、高度情報通信社会のメリットを安心して受けるために 個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)が平成 15年5月に公布され、平成17年4月1日から全面施行されています。

個人情報保護法は、国民が安心して高度情報通信社会のメリットを享受できるよう、個人情報の適正な取扱いを求めていて、 個人情報取扱事業者にいろいろな義務を課して います。また、 個人情報取扱事業者に該当しない場合にも、留意すべき点が多々あります。

この個人情報保護法は、個人情報に関する苦情の申立てについても規定しています。

 個人情報保護に関する基本的なチェックポイント

このチェックで「 No(ノー)」が一つでもある場合には、個人情報保護法に関する早急な対応が必要です。 個人情報取扱事業者に該当しない場合でも、個人・法人を問わず、個人情報の管理は、事業者の信用問題に直結しています。個人情報保護法に定められた義務が課されない場合であっても、他の法令に定められた民事上・刑事上の責任が問われる場合もあります。

したがって、 行政書士等の専門家に相談のうえ、必要な措置を早急に講じてください。

(1)机やキャビネット等の上に、個人情報や顧客情報を含む重要書類が放置されていませんか?

(2)個人情報や顧客情報を含む重要書類を廃棄する場合には、焼却したり、シュレッダーで完全に処分していますか?

(3)社内(院内、事務所)内でどのような個人情報を取扱っているか把握していますか?

(4)パソコンには、既にウィルスソフトをインストールしていますか?また、常に最新のバージョンに更新していますか?

(5)個人情報や顧客情報を含む重要ファイルをメールで送付する場合には、暗号化したり、パスワードを設定していますか?

★ メールで所属する組織が異なる関係者に送付する場合、他の会社(病院、事務所)等の担当者にも同時に送付すると(宛先や cc で送付する場合)、会社名と個人名が分かるようなメールアドレスの場合には、個人情報の漏洩になる可能性が生じます。したがって、それぞれの組織毎に別々に送付するか、あるいは、一斉に送付したい場合には、まとめて bcc で送付するのが安全です。

(6)ファックスで個人情報や顧客情報を含む重要書類を送信する場合、宛て先を再確認してから送信していますか?

★ 重要書類でない場合でも、ファックスの送付状には、一般に会社名、部署、受取人、電話番号等が記載されています。したがって、誤送信をしてしまうと、個人情報の漏洩になってしまいます。

(7)個人情報や顧客情報を含む重要書類(紙ベースもフロッピー等もいずれも)は、施錠された机やキャビネット等に格納していますか?

(8)履歴書に記載されたセンシティブ情報(機微情報)の取扱いは、個人情報の取扱いと同等か、それ以上に厳しく管理していますか?

★ 金融機関では、本人確認のための書類に記載されたセンシティブ情報(機微情報)は、格納するまでの間に抹消することとされています(たとえば、運転免許証には本籍地が記載されていますので、この部分を黒く塗りつぶすこととされています。)。

★ 不採用になった者の履歴書は、本人に返却するか、または、焼却したり、シュレッダーで完全に処分することが必要です。ともかく手許に個人情報を残さないことがポイントです。

(9)従業員から住所届、給与振込依頼書、氏名・住所の変更届等により個人情報を取得する場合、利用目的をあらかじめ明示していますか?

★ これらの個人情報の取得は、いずれも書面による取得なので、あらかじめ利用目的を明示しなければなりません。

(10)個人情報保護のための社内規程等の制定や改定は完了していますか? また、派遣社員等を含む全従業者から非開示確認書を徴求していますか?


(ご注意)上記は個人情報保護法に関するチェックポイントを取りまとめたものです。内容の正確性については十分に注意を払っていますが、その後の法令の改正等を含めた完全性を担保するものではありません。なお、個人情報保護法について詳しく知りたい場合、個人情報保護法への対応にあたっては、行政書士等の専門家に相談することをお勧めします。


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